CUSTOMER SERVICE × BILLBEE
Billbee-Bestellungen verstehen. Kundenfragen gezielt beantworten.
Welche Variante wurde bestellt, ist die Zahlung eingegangen und wo bleibt das Paket? Verbinde Billbee mit Customer Service powered by GREYHOUND und bringe Auftragsdaten und Kundenkommunikation zusammen. So kann dein Team direkt am Anliegen nachsehen, was zur Bestellung gehört.
- Artikel, Mengen und Varianten zur Anfrage sehen
- Zahlungs- und Versandstatus im Gespräch klären
- Antworten mit passenden Bestelldaten vorbereiten
Guter Service verbindet Kommunikation
mit dem Wissen zur Bestellung.
Zuerst den Auftrag einordnen
Ein Kunde meldet sich. Die Bestellung liefert den Zusammenhang.
Eine eingehende Nachricht wird automatisch dem passenden Auftrag in Billbee zugeordnet. In der Seitenleiste stehen deinem Team Kunden- und Bestelldaten sowie der Zahlungs- und Versandstatus zur Verfügung.
Auch am Telefon lässt sich der passende Auftrag über die integrierte Suche aufrufen. So kannst du Rückfragen zur Bestellung im Gespräch klären und vorhandene Auftragskommentare berücksichtigen.
Dein Gespräch beginnt mit den Angaben zur Bestellung.
Artikel und Varianten im Detail
Was wurde wann bestellt – und in welcher Variante?
Bei einer Rückfrage zählt oft die einzelne Position. Die Artikelübersicht zeigt, wann ein Kunde welchen Artikel, in welcher Menge und in welcher Variante bestellt hat. Ergänzend helfen Kommentare zum Auftrag und zur Auftragsbearbeitung, frühere Absprachen nachzuvollziehen.
So hat dein Team die Informationen dort, wo sie gebraucht werden:
Direkt bei der Kundenanfrage.
Vorschau nach deinem Bedarf
Lege fest, was dein Team zuerst sieht.
Schon in der Feldansicht einer E-Mail erkennst du, ob zugehörige Billbee-Daten vorliegen. Für die Vorschauzeile kannst du selbst auswählen, welche und wie viele Kunden-, Artikel- oder Versandinformationen dort erscheinen.
Bei der Einrichtung lässt sich außerdem festlegen, ob und welche Auftragsdaten in benutzerdefinierte Felder übernommen werden. So passt du die Anzeige an die Informationen an, die dein Serviceteam im Alltag braucht.
Antworten aus gemeinsamen Bausteinen
Eine Formulierung vorbereiten. Konkrete Anliegen beantworten.
Wiederkehrende Fragen brauchen verlässliche Antworten. Lege dafür gemeinsame Textbausteine an, auf die dein Team zugreifen kann – zum Beispiel für Rückfragen zum Versand oder zu einer Bestellung.
Die Bausteine lassen sich mit aktuellen Auftragsdaten aus Billbee ergänzen. Dadurch nutzt dein Team eine gemeinsame Formulierung und bezieht sich trotzdem auf die konkrete Bestellung. Vor dem Versand prüft es die Antwort im Zusammenhang mit der Anfrage.
Billbee-Daten im Servicealltag
Vier Rückfragen, bei denen sich ein Blick in den Auftrag lohnt.
Datenschutz & Hosting
Bestelldaten im Service verantwortungsvoll nutzen.
Wenn dein Team mit Kunden- und Auftragsdaten aus Billbee arbeitet, gehört der Umgang mit diesen Informationen zur Einrichtung des Arbeitsplatzes. Customer Service powered by GREYHOUND bietet dafür die folgenden Grundlagen.
Hosting in Deutschland
DSGVO-konformer Einsatz
Rollen- und Berechtigungskonzept
Optionaler Eigenbetrieb
Billbee für den Service anbinden
API-Zugang vorbereiten und die Verbindung prüfen.
Für die Verbindung benötigst du einen Billbee-API-Zugang sowie den Benutzernamen des Hauptaccounts und das separate API-Passwort. Wähle im Addon Manager eine neue Billbee-Verbindung aus und teste den Zugang. Anschließend konfigurierst du die Vorschau und bei Bedarf die Übernahme von Auftragsdaten in eigene Felder.
FAQ
Häufige Fragen zur Billbee-Anbindung
Die Anbindung stellt Kunden- und Auftragsdaten sowie Zahlungs-, Artikel- und Versandinformationen bereit. Die Artikelübersicht zeigt unter anderem Bestellzeitpunkt, Mengen und Varianten. Auch Kommentare zum Auftrag und zur Auftragsbearbeitung helfen deinem Team, die Anfrage einzuordnen.
Eingehende Nachrichten werden automatisch dem passenden Auftrag zugeordnet. Bei telefonischen Rückfragen kannst du die integrierte Suche verwenden, um den zugehörigen Auftrag aufzurufen. Die Billbee-Daten erscheinen in der Seitenleiste von Customer Service powered by GREYHOUND.
Ja. In der Artikelübersicht lässt sich erkennen, wann ein Kunde welchen Artikel bestellt hat, in welcher Menge und in welcher Variante. Das hilft beispielsweise, wenn ein Kunde einen Artikel genauer benennen oder eine Position für eine Rücksendung zuordnen möchte.
Ja. Du bestimmst, welche und wie viele Kunden-, Artikel- oder Versandangaben die Vorschauzeile in der E-Mail-Feldansicht zeigt. Bei der Einrichtung kannst du außerdem festlegen, ob und welche Auftragsdaten in benutzerdefinierte Felder übernommen werden sollen.
Gemeinsame Textbausteine geben deinem Team vorbereitete Formulierungen an die Hand. Sie lassen sich mit aktuellen Auftragsdaten aus Billbee ergänzen, sodass sich die Antwort auf die konkrete Bestellung bezieht. Prüfe den Text vor dem Versand im Zusammenhang mit dem Anliegen.
Ja. Billbee Connect lässt sich parallel zu Anbindungen anderer Drittsysteme einsetzen. Welche zusätzlichen Verbindungen du benötigst, hängt von den Systemen ab, mit denen dein Team arbeitet. Die jeweilige Anbindung wird separat eingerichtet.
- Core-Lizenz für Customer Service powered by GREYHOUND
- Billbee API (kostenpflichtig)
Lege im Addon Manager eine neue Verbindung an und wähle Billbee aus. Trage den Benutzernamen des Hauptaccounts und das API-Passwort ein und prüfe die Eingaben mit „Verbindung testen“. Danach kannst du Vorschauzeile und benutzerdefinierte Felder konfigurieren. Die vollständige Anleitung findest du unter https://docs.greyhound-software.com/tools/addons/billbee-connect.
Die aktuelle Preisübersicht für Customer Service findest du unter https://jtlelementorstaging.kinsta.cloud/de/customer-service/preise.
Für die Anbindung wird ein eigenes Billbee-API-Passwort verwendet. Es unterscheidet sich vom normalen Passwort zur Anmeldung bei Billbee. Verwende dazu den Benutzernamen des Billbee-Hauptaccounts; die Anleitung beschreibt, wo du den API-Zugang freischaltest und das API-Passwort festlegst.
Nein. Du kannst Billbee weiter für deine Auftragsverwaltung nutzen und es mit Customer Service powered by GREYHOUND verbinden. Ein Wechsel zu ERP von JTL ist dafür nicht erforderlich.
