CUSTOMER SERVICE × SHOPWARE

Shopware im Kundenservice: Jede Rückfrage zur richtigen Bestellung.

Dein Shop läuft, die nächste Kundenfrage kommt schon rein. Mit Customer Service powered by GREYHOUND und der Shopware-Anbindung prüfst du den zugehörigen Einkauf direkt bei der Nachricht. Artikel, Mengen, Preise sowie Zahlungs- und Versandinformationen helfen deinem Team, gezielt Auskunft zu geben.

Nachrichten automatisch einem Shopware-Auftrag zuordnen
Bestellte Artikel samt Menge und Preis nachvollziehen
Die Bearbeitung bei Bedarf direkt in Shopware fortsetzen

14 Tage kostenlos testen Anbindung einrichten

Für Shopteams, die bei jeder Rückfrage
wissen wollen, worum es geht.

DER EINKAUF HINTER DER KUNDENFRAGE

Aus einer Nachricht wird ein nachvollziehbarer Vorgang.

„Ich habe dazu noch eine Frage“ sagt wenig darüber aus, welche Bestellung gemeint ist. Die Shopware-Anbindung ordnet eingehende Nachrichten dem passenden Auftrag zu und zeigt dessen Informationen in der Seitenleiste. So beginnt die Bearbeitung mit dem konkreten Einkauf vor Augen.

Ruft der Kunde an, nutzt du stattdessen das integrierte Suchfeld. Ist der Auftrag gefunden, kannst du Zahlungsart, Versandstand und vorhandene Kommentare für das Gespräch heranziehen. Dein Team muss diese Angaben für eine Auskunft nicht erst aus verschiedenen Ansichten zusammensuchen.

Den Auftrag erkennen, die Details prüfen, die Frage beantworten.

AUCH DIE EINZELNE POSITION ZÄHLT

Welcher Artikel, welche Menge, welcher Preis?

Eine Rückfrage kann die ganze Bestellung oder nur eine einzelne Position betreffen. Die Artikelauflistung aus Shopware zeigt, was bestellt wurde, einschließlich Artikelnummer, Menge und Preis. Zahlungs- und Versandinformationen sowie Bestell- und Auftragskommentare ergänzen das Bild. Damit kannst du die Angaben des Kunden am konkreten Auftrag prüfen.

Kunde Den zugehörigen Kauf bei der Anfrage einordnen
Auftrag Bearbeitungsstand und Kommentare nachlesen
Positionen Artikelnummer, Menge und Preis zusammen sehen
Zahlung Zahlungsart und Zahlstatus prüfen
Versand Versandinformationen und Trackingnummer nutzen

So hat dein Team die Informationen dort, wo sie gebraucht werden:

Direkt bei der Kundenanfrage.

VON DER MAIL ZUM SHOPWARE-DATENSATZ

Erst den Überblick gewinnen. Dann gezielt weiterarbeiten.

Schon beim Öffnen einer E-Mail lässt sich erkennen, ob Shopware-Daten zur Nachricht vorliegen. Die Vorschauzeile ergänzt Absender und Betreff um die ausgewählten Bestellinformationen. Du bestimmst, welche Angaben zu Kunde, Ware oder Versand dort erscheinen und wie umfangreich der Überblick ausfällt.

Soll eine Bestellung geändert oder ein Kundenstammsatz bearbeitet werden, helfen die verlinkten Kennziffern weiter. Sie führen zum zugehörigen Datensatz im angebundenen System. Die Prüfung findet bei der Anfrage statt; die eigentliche Änderung oder Stornierung bearbeitest du anschließend in Shopware.

Vorschau abstimmen Relevante Angaben für den ersten Blick auswählen
Kennziffer anklicken Den zugehörigen Datensatz ohne erneute Suche öffnen
In Shopware bearbeiten Änderungen am Auftrag oder Kundenstammsatz vornehmen

WIEDERKEHRENDE FRAGEN IM SHOPALLTAG

Eine gemeinsame Antwortbasis für dein Serviceteam.

Fragen zu Zahlung oder Versand wiederholen sich, die zugehörigen Bestellungen unterscheiden sich. Lege für solche Anliegen gemeinsame Textbausteine an. Die Shopware-Anbindung ergänzt verfügbare Auftragsdaten, damit dein Team beim Formulieren auf die Informationen zum jeweiligen Einkauf zurückgreifen kann.

Nutze die Vorlage als Ausgangspunkt und ergänze die individuelle Auskunft. Vor dem Versand prüfst du, ob der Inhalt zum aktuellen Vorgang passt. So muss dein Team wiederkehrende Erklärungen nicht jedes Mal neu schreiben und kann dennoch auf die konkrete Frage eingehen.

Antworten vorbereiten Häufige Anliegen mit gemeinsamen Formulierungen abdecken
Auftragsdaten einbeziehen Verfügbare Shopware-Angaben in Vorlagen ergänzen
Auskunft prüfen Text und Bestelldaten vor dem Senden abstimmen

Shopware-Anbindung einrichten

KONKRETE FRAGEN, PASSENDE BESTELLDATEN

So helfen Shopware-Informationen im Tagesgeschäft.

Warum ist meine Bestellung noch offen?

Sieh Zahl- und Versandstatus sowie die vorhandenen Auftragskommentare nach. Damit kannst du erklären, welcher Bearbeitungsstand im Shop hinterlegt ist.

Ich möchte nur einen Artikel zurückgeben.

Ordne den genannten Artikel über Artikelnummer und bestellte Menge der richtigen Position zu. So ist klar, auf welchen Teil des Einkaufs sich die Rückfrage bezieht.

Ich habe die falsche Menge bestellt.

Prüfe die im Auftrag erfasste Menge und öffne den verlinkten Datensatz in Shopware. Dort bearbeitest du die gewünschte Änderung, sofern sie noch möglich ist.

Wie kann ich mein Paket verfolgen?

Öffne die Track-&-Trace-Verlinkung der Paket- oder Sendungsnummer. Die Versandinformationen gehören direkt zu dem Auftrag, den du gerade bearbeitest.

Datenschutz & Hosting

Bestelldaten im Service verantwortungsvoll nutzen.

Wenn dein Team mit Shopware-Aufträgen arbeitet, gehört der Zugriff auf Kundendaten zum Arbeitsalltag. Customer Service powered by GREYHOUND bietet dafür den vorhandenen Rahmen aus Hosting in Deutschland, optionalem Eigenbetrieb sowie Rollen und Berechtigungen.

Hosting in Deutschland

DSGVO-konformer Einsatz

Rollen- und Berechtigungskonzept

Optionaler Eigenbetrieb

PASSEND ZU DEINER SHOPWARE-VERSION

Plugin aktivieren, Zugang einrichten, Verbindung testen.

Wähle das zu deiner Shopware-Version passende Plugin und aktiviere es im Shop. Richte den vorgesehenen Schnittstellenzugang ein und hinterlege die Verbindungsdaten in Customer Service powered by GREYHOUND. Prüfe anschließend mit dem Verbindungstest, ob die Anbindung erreichbar ist. Die Anleitung führt dich durch die Vorbereitung für Shopware 5 oder 6.

Verbindung zwischen Customer Service und Shopware

FAQ

Häufige Fragen zur Shopware-Anbindung

Welche Bestelldetails aus Shopware stehen meinem Team zur Verfügung?

Zur Kundenanfrage siehst du die zugeordneten Kunden- und Auftragsinformationen. Dazu gehören Artikelpositionen mit Artikelnummer, Menge und Preis sowie Zahlungsart, Zahlstatus, Versandinformationen und vorhandene Kommentare. So lässt sich auch eine Rückfrage zu nur einem Teil der Bestellung einordnen.

Wie finde ich den Auftrag, wenn der Kunde anruft?

Die manuelle Suche ist über das integrierte Suchfeld möglich. Du kannst den passenden Auftrag aufrufen und seine Daten für das Telefonat nutzen. Bei eingehenden Nachrichten übernimmt die Anbindung die automatische Zuordnung.

Kann ich Fragen zu einzelnen Artikeln beantworten?

Ja. In der Artikelauflistung erkennst du, welche Positionen und Mengen bestellt wurden und welcher Preis hinterlegt ist. Mit der Artikelnummer kannst du nachvollziehen, auf welchen Artikel sich der Kunde bezieht. Eine Rücksendung wird dadurch eingeordnet, aber nicht automatisch abgewickelt.

Wie passe ich die Vorschauzeile an?

Du legst fest, welche verfügbaren Shopware-Informationen schon in der Feldansicht der E-Mail erscheinen. Das können Angaben zum Kunden, zur Ware oder zum Versand sein. Auch der Umfang ist anpassbar, damit die Vorschau die für dein Team wichtigen Details zeigt.

Kann ich Bestellungen direkt in Customer Service powered by GREYHOUND ändern?

Die Anbindung dient dazu, Auftragsdaten bei der Anfrage einzusehen und den passenden Datensatz zu öffnen. Änderungen, Stornierungen und die Bearbeitung von Kundenstammdaten nimmst du in Shopware vor. Verlinkte Kennziffern erleichtern den Wechsel dorthin.

Wie unterstützt die Anbindung gemeinsame Antwortvorlagen?

Dein Team kann globale Textbausteine für ähnliche Fragen verwenden und sie mit verfügbaren Daten aus Shopware anreichern. Dadurch lassen sich wiederkehrende Erklärungen vorbereiten, während die Antwort auf den jeweiligen Auftrag Bezug nimmt. Die Formulierung und die eingefügten Angaben prüfst du vor dem Versand.

Was brauche ich für die Shopware-Anbindung?

Core-Lizenz für Customer Service powered by GREYHOUND
Shopware Connect
GREYHOUND Connect Plugin aus dem Shopware Store

Wo steht die vollständige Einrichtungsanleitung?

Die einzelnen Schritte findest du unter https://docs.greyhound-software.com/tools/addons/greyhound-connect-fuer-shopware. Wähle dort den Abschnitt für deine Shopware-Version und prüfe die Verbindung nach der Einrichtung.

Wo finde ich die aktuellen Konditionen?

Die Preise für Customer Service powered by GREYHOUND stehen unter https://jtlelementorstaging.kinsta.cloud/de/customer-service/preise.

Unterscheidet sich die Einrichtung für Shopware 5 und 6?

Ja. Für Shopware 5 beschreibt die Anleitung einen API-Benutzer. Bei Shopware 6 wird eine Integration mit eigenen Zugangsdaten angelegt. Auch das Plugin und die ausgewählte Version in der Anbindung müssen zu deinem Shop passen.

Was sollte ich nach einem Wechsel auf Shopware 6 prüfen?

Prüfe das passende, aktivierte Plugin, die Aktualisierung der Anbindung sowie die Shopware-Version und Zugangsdaten in deren Einstellungen. Die Anleitung enthält einen eigenen Abschnitt zum Versionswechsel. Teste die Verbindung, bevor dein Team wieder mit den Shopdaten arbeitet.