CUSTOMER SERVICE × DATEV

Dokumentenmanagement mit DATEV.

Raketenstart in der Rechnungs-Verarbeitung.

Buchhaltung ohne Zettelwirtschaft? Ein Traum! Endlich richtig Platz auf dem Schreibtisch, kein Beleg geht verloren und Schluss mit der Flut an Rechnungen, Lieferscheinen oder Gutschriften, die kubikmeterweise Ordner, Regale und Archivfläche füllen. Jetzt heißt es digitalisieren – und dann entspannt durchatmen. Mit DMS und der optionalen Anbindung an die Buchhaltungssoftware DATEV steht Unternehmen ein hochfunktionales DMS zur Verfügung, das nicht nur die papiergebundenen Prozesse unter einer teamfähigen Oberfläche abbildet, sondern diese auch anhand definierter Workflows optimiert. DMS tut dabei genau das, was es soll: Es entlastet die Buchhaltung dort, wo viel „Handarbeit“ anfällt – ganz gleich, ob das Unternehmen selbst bucht oder der Steuerberater.

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Anbindung an DATEV

Mach's dir einfach.

Angetrieben von einer Vielzahl bekannter Probleme im Umgang mit Papier und Rechnungsdokumenten wurde GREYHOUND DMS direkt an DATEV angebunden. So lassen sich die Belege nach ihrer abteilungs- oder personenbezogenen Freigabe direkt an das Rechenzentrum von DATEV übergeben, wo sie im letzten Schritt in der Buchhaltungssoftware verbucht werden.

Aufgrund des enorm hohen Optimierungspotentials setzen jeden Monat weitere Kunden auf diese Lösung. Denn sie spart, neben dem Platz für die Archivierung, auch Zeit, Geld und Nerven und verschafft allen Beteiligten im Unternehmen eine lückenlose Transparenz. So wird die Buchhaltung zum Lieblings- statt zum Frustthema. Und das hat sie verdient. Immerhin ist sie die wichtigste Informationsquelle und Grundlage für viele wichtige Entscheidungen und den Erfolg des Unternehmens.

Ein echtes Dreamteam

Customer Service powered by GREYHOUND & DATEV

Zeitmanagement-Experten raten, man soll Vorgänge grundsätzlich nicht mehrfach in die Hand nehmen. Mit der DATEV-Integration in DMS müssen Mitarbeiter das jetzt auch nicht mehr. Einmal gescannt, steht jeder Beleg für die prozessoptimierte und workflowgestützte Weiterverarbeitung zur Verfügung. Wie sich die weitere Bearbeitung gestaltet, wird mittels individueller Workflows festgelegt. Die sichere und transparente Freigabe von Rechnungen und allen anderen Belegtypen ist somit abteilungs- und mitarbeiterübergreifend garantiert. Und nach der Freigabe werden die Belege digital an das DATEV-Rechenzentrum übergeben. Aber das Beste kommt jetzt: Dank der integrierten Texterkennung in DATEV wird jeder Beleg automatisch erkannt, analysiert und bestmöglich vorkontiert. Die Rechnungserkennung in DATEV „lernt“ des Weiteren kontinuierlich dazu und erkennt so, neben den allgemeinen Buchungspositionen wie Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Belegnummer, im Laufe der Zeit auch immer öfter Buchungskonten sowie Buchungstexte – natürlich vollautomatisch. Wiederkehrende Eingangsrechnungen können so extrem komfortabel und schnell verarbeitet werden.

<strong>Mit DMS und der Anbindung an DATEV lässt sich so bei der Verarbeitung und Verbuchung von Belegen bis zu 70% Aufwand und somit ein Gros der Prozesskosten einsparen.</strong>

Vom Briefkasten direkt in DATEV

Briefeingang

Papiergebundene Prozesse beginnen häufig da, wo die Post aufläuft. Genau an diesen Stellen im Unternehmen werden eingehende Dokumente auf Wunsch mit individuellen Eingangskontroll-Etiketten versehen, dann digitalisiert und zentral gespeichert. Originalbelege können in unsortierten Ablageboxen bei Seite gestellt werden.

Einfache Digitalisierung

Egal, welche Hardware bereits vorhanden ist, DMS liefert alle notwendigen Werkzeuge und Tools mit, damit Unternehmen schnell und stressfrei in die papierlose Arbeitswelt einsteigen können. Selbst mobile Geräte, wie Smartphones, Tablets oder dezentrale Scaneinheiten können ohne großen Aufwand eingebunden werden.

Unternehmensweite Freigaben

Sobald gescannte Dokumente in DMS eingegangen sind und mit Hilfe individueller Erkennungsmethoden mit Daten angereichert und kontaktklassifiziert wurden, können sie in die definierten (Freigabe-) Prozesse einfließen. Dabei können alle erkannten Daten und Inhalte zum Routing und zur Belegsteuerung herangezogen werden.

Automatische Übergabe

Sobald ein Beleg den definierten Freigabeweg erfolgreich durchlaufen hat, kann er mit der optionalen Anbindung direkt an die Buchhaltungssoftware DATEV übergeben werden. Hier stehen die Dokumente dann in der Buchungsübersicht zur Verfügung und werden Dank der in DATEV integrierten Texterkennung schnell und zuverlässig zur finalen Verbuchung aufbereitet.

Mehr Überblick

Neben einer deutlich höheren Prozessgeschwindigkeit und der Minimierung von Fehlern und Abstimmungsaufwand liefert DMS aber noch einen anderen, ganz wesentlichen Vorteil: Volle Cash- Flow Kontrolle. Persönliche Ansichten zeigen Rechnungen nach Limits (klein, mittel, hoch) oder aber auch nach Fälligkeiten (zahlbar in x Tagen / fällig / überfällig). Aus den persönlichen Ansichten heraus kann jede beliebige Rechnung gezielt freigeben werden. So lassen sich Liquidität und Cash-Flow sicher steuern.

Höchste Sicherheit!

Mit der Digitalisierung aller unternehmenskritischen Belege haben Unternehmen auch in Sachen Sicherheit die Nase vorn. Sind Belege einmal in DMS abgelegt, gehen diese (auch auf dem Postweg zum Steuerberater) nicht mehr verloren. Auch der natürliche Alterungsprozess von Papier wird mit Eingang des Belegs eliminiert – verblassende oder vergilbende Kassenbons gehören der Vergangenheit an. Gescannte Belege werden stets revisionssicher abgelegt und sind im Ursprung nicht veränderbar. Und auch was die Speicherung der Daten angeht, ist man auf der sicheren Seite: Denn neben der Ablage in DMS werden Rechnungen ebenfalls im DATEV Rechenzentrum gespeichert. Sicher ist sicher!

Im Detail

Workflows & Individualisierung

bei der Rechnungsverarbeitung

Freigabestufen jederzeit einsehbar

Dank der flexiblen Struktur lassen sich in DMS alle Schritte auf dem Weg zur Freigabe kinderleicht abbilden und visualisieren. Wie viele Instanzen dabei durchlaufen werden, ist nicht von Bedeutung. Natürlich können die entsprechenden Freigabe-Stufen mit Rechten nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die darauf Zugriff erhalten sollen.

Freigabefilter für jeden Mitarbeiter

Neben der globalen Übersicht für geschäftsführende oder leitende Mitarbeiter können auch persönliche Freigabefilter erstellt werden. In diesen Filtern können neben Belegen und Rechnungen auch Lieferscheine, Urlaubsanträge, Aufgaben oder Dateien zur Abzeichnung vorgelegt werden. Nach personenabhängiger Aktion greifen dann die weiteren Workflows.

Freigaben per Drag & Drop

Zur Prüfung vorgelegte Elemente können auf einfachste Art und Weise freigegeben oder abgelehnt werden: Einfach die passende Kennzeichnung oder das richtige Thema per Drag&Drop auf das jeweilige Element ziehen und schon wird der Workflow für den weiteren Prozess angestoßen.

Sortierung nach Höhe der Summe

Nichts ist wichtiger, als den Überblick zu behalten – und das gilt besonders für den Zahlungsverkehr. In DMS können beliebige Übersichten erstellt werden, mit deren Hilfe z.B. alle Eingangs- oder auch Ausgangsrechnungen nach ihrer Summenhöhe sortiert werden.

Lückenlose Historie zu jedem Kontakt

Transparenz und Vollständigkeit auf Knopfdruck – das ist besonders in der Buchhaltung ein wichtiger Aspekt. Durch die automatische Kontaktklassifizierung werden Belege nach dem Scan-In gleich dem richtigen Kredi- oder Debitor zugeordnet. Mit einem Klick auf die Historie werden so später alle Belege eines Kontakts aufgelistet.

Automatische Übergabe an DATEV

Mit der DATEV-Anbindung werden Belege nach ihrem Freigabelauf direkt an das Rechenzentrum von DATEV übergeben und dort ein weiteres Mal vorgehalten. Das bedeutet nicht nur doppelte Datensicherheit, sondern erspart dem Steuerbüro oder den eigenen Mitarbeitern auch das manuelle Einpflegen der Belege.

Weitere Automatisierung in DATEV

Jeder übergebene Beleg wird automatisch texterkannt, analysiert und bestmöglich vorkontiert. Die Rechnungserkennung „lernt“ kontinuierlich dazu und erkennt so neben allgemeinen Buchungspositionen wie Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Belegnummer im Laufe der Zeit auch immer öfter Buchungskonten sowie Buchungstexte – natürlich vollautomatisch. Wiederkehrende Eingangsrechnungen können so extrem komfortabel und schnell verarbeitet werden.

Zu guter Letzt: „Buchung verbinden``

Nachdem DATEV mit Hilfe der Texterkennung bereits einen Großteil der manuellen Arbeit automatisch erledigt hat, muss die Buchhaltung oder das Steuerbüro nun noch die erkannten Belege mit der Buchung verbinden. Mit DMS und der Anbindung an DATEV lässt sich so bei der Verarbeitung und Verbuchung von Belegen bis zu 70% Aufwand einsparen. 15

DMS x DATEV

Deine Vorteile auf einen Blick

  • Automatisierte Belegübergabe an DATEV
  • Mehr Belege mit gleichem oder weniger Personalaufwand
  • Weniger Fehler dank standardisierter Abläufe
  • Kosteneffizient und zugleich beliebig skalierbar
  • 100%ig auf jedes Unternehmen anpassbar
  • Bis zu 70% höhere Prozessgeschwindigkeit
  • Personen- und/oder abteilungsbezogene Freigabewege
  • Personen- und/oder abteilungsbezogene Freigabewege
  • Doppelte Sicherheit dank redundanter Dokumenten-Speicherung
  • 100%ig teamfähig dank Belegsperrung bei Bearbeitung sowie vieler weiterer Teamfunktionalitäten

Schnell verbunden

DATEV anbinden und die Rechnungsfreigabe revolutionieren.

Mit der Anbindung an die Buchhaltungssoftware DATEV werden Belege nach dem Freigabelauf direkt an das DATEV-Rechenzentrum übergeben. Mit allen belegrelevanten Daten. So können Belege extrem komfortabel und schnell verarbeitet werden. Doppelte Datensicherheit, extreme Zeitersparnis und Prozesskostensenkungen von bis zu 70% sprechen für sich.

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FAQ

Häufige Fragen zur DATEV-Integration

  • Core-Lizenz für Customer Service powered by GREYHOUND
  • DATEV Unternehmen Online Grundanwendung für die Speicherung von Belegen im DATEV-Rechenzentrum.
  • DATEV Belegtransfer in der jeweils aktuellsten Version, dient zum Transfer der Belege an das DATEV-Rechenzentrum.
  • DATEV mIDentity Stick
  • Zum Scannen der Belege ist ein Dokumentenscanner notwendig

Die Anleitung im Handbuch befindet sich hier: https://docs.greyhound-software.com/konfiguration/dokumentenfreigabe/datev 

Den Preis erfährst Du auf Anfrage. Nimm gerne Kontakt zu uns auf bei Interesse.

Ja. Das Hosting erfolgt in deutschen Rechenzentren, alternativ im überwachten Eigenbetrieb. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept steuert die Zugriffe, Auftragsverarbeitung und Verarbeitungstätigkeiten sind dokumentiert.